メール誤送信の対策ツール【色々な企業が取り入れている】

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システムによる予防を

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防ぐためのポイント

メール誤送信はビジネスにおけるインシデントの中で突出して起こる可能性が高いものです。アドレス帳からの手入力時に間違えて入力してしまった、BCCに入れるべきところをTOやCCに入れてしまった、関係のないファイルを添付してしまったなど様々な例が考えられます。いずれにせよ、メール誤送信は企業としての情報漏洩につながるだけでなく、取引先との信頼や自社のイメージを大きく損なうおそれもあるものです。とはいえメールの送信はあまりに日常的であるがゆえに、本人の意識改革のみでは防ぎきれないのも事実です。そこで、メール誤送信を防ぐためには、システムや第三者によるブロックシステムが必要となります。メール誤送信を防ぐシステムとしては、送信先の限定、ダイヤログボックスによる確認、自動でファイルを暗号化するシステムなどがあります。第三者によるシステムとしては、上司の確認を得ないと送信できないシステムなどがあります。上司の確認を得るのも効果的ではあるのですが、忙しい上司がいちいち確認するのは大変ですし、慣れてしまって結局スルー状態になることも大いにあります。そのため、疲れを知らないシステムに任せるのが最もおすすめです。近年では、メール誤送信を防ぐのに役立つ機能をパッケージングしたソフトなども販売されています。これらのソフトには、ダイヤログボックスによる警告、アドレス帳の自動分類、ファイルの自動暗号化などがセットになっており、より効率的に対策ができるのでおすすめです。

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