メール誤送信の対策ツール【色々な企業が取り入れている】

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社員間のスケジュール調整

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会議室予約との連動も可能

社内会議やミーティングを行う際には会議室を予約したり機器を調達したりする準備が欠かせませんが、最も手間がかかるのは出席メンバーのスケジュール調整です。会議の日程を決める際には出席する社員1人1人のスケジュールを把握する必要があり、その上で出席者全員に都合の良い日時を選ぶ作業も容易ではありません。かつてはどの企業でも社員がシステム手帳を使ってスケジュール管理を行っていたため、会議の日程調整が大変でした。現在では多くの企業がグループウェアなどのITサービスを使って社員のスケジュール管理を行うようになっており、その中のグループスケジュール機能を使えば会議日程も楽に調整できます。グループウェアは社員1人1人の使うパソコンやスマートフォンなどの端末から利用できるサービスで、社員のスケジュールはネットワークを通じて一元管理が可能です。グループスケジュールは個々の社員のスケジュールが一覧表の形で表示され、スケジュールの内容が一目で把握できるように色分けされている例も少なくありません。この一覧表には会議室の予約状況も表示させることが可能なため、会議開催に都合の良い日時を決める手間も大幅に軽減されます。このようなグループスケジュールを導入している企業では社員間でスケジュールが情報共有されているため、チームワークの向上にも役立っています。スケジュールが変更された場合でもグループスケジュール上では、システム手帳やホワイトボードよりも簡単に予定の更新が可能です。多くのグループスケジュールは他のシステムとの連携にも優れているため、さまざまな活用方法が考えられます。会議室や社内設備の予約と連動できるグループスケジュールを利用すれば、会議の日程調整に関わる作業が簡単な操作で完結できます。企業によってはプロジェクト管理や交通費申請にもこうしたグループスケジュールを活用している例が見られるほどです。

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