メール誤送信の対策ツール【色々な企業が取り入れている】

カレンダー

社員間のスケジュール調整

社内で会議を開催するには会議室の予約に加え、出席する社員のスケジュールも調整する必要があります。グループウェアに組み込まれている例の多いグループスケジュールは、そうしたスケジュール調整を楽にする機能です。グループスケジュールは全社員の予定に加えて会議室予約状況も表示され、会議の調整が効率化されます。

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テレビ電話

インターネットを活用

時間やお金がかかる就職活動もインターネットを活用した面接システムなら、企業も応募者もコストや手間がかからないので助かります。インターネット面接システムなら移動時間がいらないので、遠方でも応募でき企業も広範囲から人材を採用できます。

Eメール

システムによる予防を

メール誤送信はよくあるインシデントですが、情報漏洩のおそれや信頼を損なうリスクなど重大なアクシデントにつながるリスクもあります。システムや第三者による対策が重要ですが、おすすめなのはシステムによる自動的な対策です。

カレンダー

一つにまとめられる

社内のスケジュールを細かく管理するためには、グループスケジュールを把握できるようにしましょう。専用のシステムやソフトを導入すれば簡単に行えます。各グループの作業状況なども常に把握できるため、効率的です。

テレビ電話

オンラインでの新人採用

オンライン上での面接システムは企業と求職者の双方に利点のあるものです。企業は低価格でシステムの導入が可能になり、国内外を問わず幅広い人材にアクセスすることが出来るようになりました。その結果、このシステムが雇用のミスマッチを解消しています。

メール送信時の注意

メール

誤送信対策とツール活用

メールを送信する際に気を付けなければならないこととして、誤送信がある。メール誤送信を行うことで情報漏洩につながったり、相手に不快な思いをさせる可能性があるため、特に注意しなければならないことである。メール誤送信対策を行う際に、社員に対し誤送信を行わないように注意喚起が行われるが、これらの注意喚起のみでは防ぎきれない。特に、多忙な業務に追われている場合や疲れがピークに達した時間などではメール誤送信が起きやすい。また、宛名が同じような名前であったりすると、誤って送ってしまいやすい。さらにメール返信する際、そのまま全ての宛先に返信すると、意図しない相手が含まれており、メール誤送信につながることもある。これらを防ぐためには、メール誤送信の対策ツールを導入することが最適な方法になる。メール誤送信対策ツールでは、送信ボタンを押した後に確認画面が表示され宛先誤りがないかをチェックさせるものや、特定のキーワードが含まれるメールや添付を送れなくするものなどがある。さらには、特手のキーワードが含まれる添付資料などは管理者にもCCで送付され、監視できるツールなどもある。メール誤送信で特に被害が大きくなるものが、添付ファイルによる誤送信である。添付ファイルでは、メール本文以上の情報を送ることができ、誤って送付した際そのファイルを回収することも難しい。その為、より強固に対策を行う際には、添付ファイルへの対策が重要である。

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